KEBUMEN (seputarkebumen.com) - Setiap menjelang akhir tahun anggaran, ada satu masa yang selalu ditunggu dengan campuran rasa waswas oleh Sekretariat DPRD Kabupaten Kebumen. Yakni masa ketika auditor Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Inspektorat Daerah meminta sampel dokumen dan data perjalanan dinas tahun-tahun sebelumnya.
"Bukan karena ada yang disembunyikan, melainkan karena satu hal yang jauh lebih sederhana — dan karena itu justru lebih menjengkelkan: berkas fisiknya ada di mana?" ujar Drs. Munadi, M.Si, Sekretaris DPRD Kabupaten Kebumen.
"Selama ini, kata Munadi, kami dan staf harus turun langsung ke gudang arsip, membuka box demi box, mencocokkan nomor SPT dengan tanggal, dengan nama peserta. Ini bukan pekerjaan lima menit. Kadang butuh berjam-jam, bahkan bisa satu-dua hari, hanya untuk memastikan satu dokumen ditemukan secara utuh," keluhnya.
Dan yang membuat proses itu terasa lebih berat, kata beliau, adalah karena kelimpungan itu sesungguhnya bukan soal staf yang lalai atau kurang cakap. "Staf kami bekerja rapi. Tapi ketika seluruh proses masih bertumpu pada arsip fisik, ada banyak hal yang berada di luar kendali manusia — dan itu yang paling membuat kami sport jantung setiap tahun."
Salah satu contoh paling sering ditemukan, menurut Sekretariat DPRD, adalah kesalahan kecil namun krusial pada kolom "Terbilang" di kuitansi — angka sudah benar, tapi tulisan terbilangnya keliru belum diedit dari dokumen sebelumnya karena ditulis manual bertahun-tahun lalu. Kesalahan semacam ini kerap luput saat verifikasi awal, dan baru terlihat justru saat diperiksa ulang bertahun-tahun kemudian.
"Auditor menanyakan jadi angka yang benar yang versi angka atau versi terbilang?" paparnya.
Kondisi-kondisi semacam ini, ditambah dengan proses pencarian manual yang memakan waktu, membuat Sekretariat DPRD menyadari bahwa akar masalahnya bukan pada kepatuhan atau kejujuran staf, melainkan pada satu hal mendasar: seluruh proses pencatatan perjalanan dinas belum berada di ekosistem digital yang saling terhubung dan dapat ditelusuri kapan saja.
Bertolak dari pengalaman itu, Sekretariat DPRD Kabupaten Kebumen bersama tim penyusun mulai merancang sebuah sistem informasi perjalanan dinas yang kelak diberi nama "Ayo Perdin". Proses ini tidak instan — dibutuhkan waktu sekitar enam bulan bagi tim untuk merumuskan alur kerja, menyusun basis data, hingga menguji coba sistem sebelum benar-benar siap digunakan oleh seluruh staf.
Pada Kamis (10/04/2025), aplikasi ini resmi diluncurkan dan mulai digunakan untuk mencatat seluruh pengajuan perjalanan dinas — baik pendampingan Anggota DPRD maupun perjalanan dinas staf Sekretariat — secara digital, mulai dari pengajuan awal, data peserta, tiket dan hotel, hingga dokumen SPT, SPD, dan rincian keuangan yang dapat dicetak langsung dari sistem.
"Dengan Ayo Perdin, dokumen tidak lagi hanya tersimpan di atas kertas yang bisa pudar atau terselip di gudang. Semua data tersimpan digital dan dapat ditelusuri kembali kapan pun dibutuhkan — termasuk saat masa uji petik tiba," kata Munadi.
Yang tak kalah penting, aplikasi ini juga dilengkapi fitur pemantauan yang secara otomatis menyandingkan data yang sudah direkap dengan data kuitansi yang telah dibuat — sehingga jika ada perjalanan dinas yang datanya belum lengkap terekap, atau justru sudah lengkap namun kuitansinya belum dibuat, sistem akan menandainya lebih awal. "Ini yang paling kami harapkan — supaya semua bisa diketahui sejak dini, bukan ditemukan mendadak saat pemeriksaan," tambah beliau.
Di tengah rasa syukur atas peluncuran ini, Sekretariat DPRD Kabupaten Kebumen menyampaikan apresiasi kepada seluruh tim yang telah meluangkan waktu, pikiran, dan tenaga selama kurang lebih enam bulan untuk merancang dan membangun Ayo Perdin dari nol.
"Ini bukan proyek satu-dua orang. Ada yang merancang alur prosesnya, ada yang menyusun sistemnya, ada yang menguji dan mengoreksinya berulang kali sebelum layak dipakai bersama. Kami ucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh tim yang telah bekerja bersama-sama mewujudkan aplikasi ini," ujar Munadi menutup perbincangan.
Dengan hadirnya Ayo Perdin, Sekretariat DPRD Kabupaten Kebumen berharap proses administrasi perjalanan dinas ke depan dapat berjalan lebih tertib, akuntabel, dan yang terpenting — siap kapan saja dihadapkan pada pemeriksaan, tanpa harus lagi kelimpungan mencari-cari di gudang arsip.
(Advertorial/Sekretariat DPRD Kabupaten Kebumen)
